Kiedy?
27 października 2021 r., godziny: 10:00 – 15:00

Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online

Program

1. W zakresie dokumentów zawierających dane osobowe:

• Kto może przetwarzać dane osobowe pracowników i gdzie trzymać związane z tym dokumenty?
• Jakich danych/informacji nie można pobierać w kwestionariuszach osobowych?
• Czy od kandydata do pracy można zadać adresu zameldowania?
• Na jakie dane/informacje trzeba zrobić dodatkowe miejsce w kwestionariuszach osobowych?
• Czy można wymagać podania adresu urzędu skarbowego, w którym rozlicza się pracownik?
• Czy można wymagać podania danych o stosunku do służby wojskowej?
• Czy można żądać danej o niepełnosprawności?
• Czy można wymagać podania danej o miejscu, z którego pracownik będzie świadczył pracę zdalną?
• W jakim kwestionariuszu powinny być zbierane dane na potrzeby zgłoszenia nowego pracownika do ZUS-u?
• Na jakich zasadach można przetwarzać prywatne dane kontaktowe pracownika, w tym jego adres korespondencyjny?
• Czy trzeba mieć zgodę pracownika na to, żeby nosił identyfikator ze zdjęciem albo żeby umieścić jego zdjęcie na stronie internetowej pracodawcy?
• Czy trzeba mieć zgodę osoby zawiadamianej o wypadku na przetwarzanie jej danych?
• Czy trzeba spełnić dodatkowe obowiązki informacyjne wobec osoby zawiadamianej o wypadku? Czy trzeba to udokumentować? Gdzie przechowywać taki dokument i przez ile czasu?

2.  W zakresie kopiowania dokumentów do akt osobowych:

• Czym się różni skopiowanie dokumentu np. przedłożonego przez pracownika, do papierowych akt osobowych względem skopiowania do elektronicznych? Jakimi narzędziami powinna posłużyć się osoba kopiująca?
• Czy do skopiowania koniecznie musi być przedłożony oryginał?
• Czy można trzymać CV w części A akt osobowych?
• Czy można kopiować dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe pracowników?
• Czy kopiuje się dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich?
• Czy w przypadku przyjęcia do pracy pracownika bez badań wstępnych – przechowuje się kopie czy oryginały dostarczonego przez niego orzeczenia i skierowania dotyczącego aktualnych poprzednich badań?
• Czy kopiuje się książeczki wojskowe i legitymacje weterana?
• Czy kopiuje się orzeczenie o stopniu niepełnosprawności?

3. W zakresie poprawnego gromadzenia dokumentów w poszczególnych częściach dokumentacji pracowniczej, w szczególności:

• Co oznacza porządek chronologiczny i czy zawsze musi być zachowywany w aktach?
• Czy można tworzyć podczęści w aktach osobowych tylko dla niektórych pracowników?
• Czy u danego pracodawcy pracownicy mogą mieć różne podczęści w swoich aktach osobowych?
• Czy można mieć elektroniczną podczęść na dokumenty dotyczące pracy zdalnej, gdy akta osobowe są papierowe?
• Czy można trzymać w aktach dokumenty ubezpieczeniowe np. druk ZUS ZUA/ZWUA lub podatkowe? Jakie mogą być skutki przechowywania tych dokumentów w aktach albo z listą płac?
• Czy trzyma się w aktach osobowych umowę przedwstępną, list intencyjny albo list motywacyjny?
• Czy trzyma się w aktach osobowych dokumenty związane z zatrudnieniem cudzoziemca?
• Jakie dokumenty gromadzi się w związku z opłacaniem składek na fundusz emerytur pomostowych?
• Czy w aktach gromadzi się dokumenty związane z egzekucją z wynagrodzenia i dobrowolnymi potrąceniami, w tym składki związkowej?
• Jak poprawnie zgromadzić w dokumentacji pracowniczej dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich, w tym związanych z korzystaniem z wolnego na podstawie art. 188 kodeksu pracy?
• Jak się gromadzi dokumenty w części D akt osobowych i jak się je poprawnie usuwa (wszystkie na raz czy podczęściami)?
• Co zrobić z dokumentami w części D akt osobowych, gdy pracownik odejdzie z pracy przed upływem roku nienagannej pracy?
• Czy można zbierać w dokumentacji pracowniczej wnioski o urlopy okolicznościowe?
• Czy można zbierać w dokumentacji pracowniczej dokumenty z urzędu stanu cywilnego potwierdzające prawo do urlopu okolicznościowego?
• Czy można zbierać w dokumentacji pracowniczej dokumenty dotyczące oddania krwi?
• Czy można zbierać w dokumentacji pracowniczej wezwania np. do sądu, prokuratury czy WKU?
• Czy można zbierać w dokumentacji pracowniczej kopie zwolnień lekarskich?
• Czy można zbierać w dokumentacji pracowniczej: ewidencje czynności wykonanych w trakcie pracy zdalnej, harmonogramy (grafiki) czasu pracy, listy obecności?
• Czy można trzymać w aktach albo z listą płac deklarację pracownika o rezygnacji z opłacania składek na PPK?
• Kto gromadzi dokumenty związane z wykonywaniem pracy w zadaniowym czasie pracy – Dział Kadr w dokumentacji pracowniczej czy bezpośredni przełożony?
• Jakie dokumenty z zakresu BHP gromadzi się w dokumentacji pracowniczej, a jakie muszą być przechowywane odrębnie przez BHP-owca?
• Czy wniosek o zmianę numeru rachunku płatniczego trzyma się z listą płac?

4. W zakresie poprawiania błędnych danych, usuwania niepotrzebnych dokumentów oraz odbioru dokumentacji:

• Czy trzeba usuwać dane osoby zawiadamianej o wypadku po ustaniu zatrudnienia pracownika?
• Czy trzeba pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych o numerach dowodu osobistego, adresie korespondencyjnym czy imionach rodziców pozyskane przed 1 stycznia 2019 r.?
• Jak postąpić w razie zmiany danych pozyskanych w kwestionariuszach osobowych np. nazwiska czy adresu zamieszkania?
• Jak postąpić z dokumentami, które nie powinny być przechowywane w dokumentacji pracowniczej np. z kopia dowodu osobistego?
• Kiedy powinno się dokonywać przeglądu dokumentacji pracowniczej zgodnie z opinią UODO i czy powinno się to odbywać w formie audytu?
• Jak poprawnie sporządzić informację o terminie odbioru dokumentacji pracowniczej? Czy podawać konkretne daty? Czy istnieją przypadki, w których nie trzeba wydawać takiej informacji?

5. W zakresie dołączania dokumentów elektronicznych do papierowych akt osobowych:

• Czy skierowania na badania profilaktyczne i orzeczenia o zdolności do pracy mogą być elektroniczne i jak je dołączać do akt osobowych, zwłaszcza gdy akta osobowe są papierowe?
• Ile i jakie dokumenty muszą być zgromadzone w aktach, gdy pracodawca podpisze umowę o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a pracownik złoży podpis odręczny?
• Jak prawidłowo przechowywać w papierowych aktach osobowych dokumenty sporządzone przez pracodawcę lub przez pracownika jako elektroniczne? Czy są różnice w zależności od rodzaju dokumentów? Czy będą jakieś zmiany w tym zakresie?

6. W zakresie prowadzenia całości lub części dokumentacji w postaci elektronicznej:

• Czy pracodawca, który przed 1 stycznia 2019 r. prowadził elektroniczną ewidencję czasu pracy i nadal prowadzi ją na komputerze bez żadnych zmian postępuje prawidłowo?
• Czy pracodawca, który przed 1 stycznia 2019 r. przyjmował elektroniczne wnioski o urlop wypoczynkowy i nadal w ten sposób je przyjmuje postępuje prawidłowo?
• Czy pracodawca, który ma elektroniczny portal pracowniczy do składania wniosków o wyjścia prywatne ma łatwiej w ich dokumentowaniu niż pracodawca, który nie ma takiego portalu?
• Czy elektroniczna dokumentacja pracownicza jest przechowywana tak samo długo, jak papierowa?
• Czy trzeba złożyć druk ZUS OSW i ZUS ZUA żeby przejść na dokumentację elektroniczną?
• Czy gdyby pracodawca chciał przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą, to musi to zrobić w jednym czasie dla wszystkich pracowników?
• Czy można przejść na elektroniczną dokumentację pracowniczą byłych pracowników, żeby zrobić miejsce w archiwum?
• Jak należy prawidłowo poinformować pracowników o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej? W jakim momencie trzeba poinformować o prawie odbioru papierowych dokumentów?
• Czy można wyznaczyć dowolnie długi termin dla pracowników na odbiór papierowych dokumentów po zmianie postaci dokumentacji?
• Czy można w całości powierzyć elektronizację dokumentacji pracowniczej zewnętrznej firmie?

WYKŁADOWCA:

Monika Frączek – prawnik, specjalista prawa pracy, przepracowała ponad 16 lat jako główny specjalista w Departamencie Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, w tym była uczestnikiem prac legislacyjnych (z udziałem partnerów społecznych i w parlamencie). Jest absolwentką Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego oraz Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych tego Uniwersytetu. Obecnie współpracuje z kancelariami prawniczymi i firmami szkoleniowymi. Od początku kariery zawodowej specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Jest autorką i współautorką artykułów i poradników (w tym książkowych) z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Od wielu lat prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy.

• 350,00 zł netto (430,50zł z VAT) za udział 1 osoby w szkoleniu