Kiedy?
23 i 24 lutego 2023 r., godziny: 10:00 – 15:00

Gdzie?
szkolenie wyłącznie w formie online

Program

Dlaczego nadchodzące zmiany będą sprzyjać ewentualnej elektronizacji dokumentacji pracowniczej?

Jakie są zasady podziału dokumentacji pracowniczej na zbiory i podzbiory dokumentów?

• W jakich przypadkach pracownik ma lub będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej?
• Jaki jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy?

Jakie są zasady układania dokumentów w aktach osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej?

• Czy wszystkie dokumenty trzeba układać w porządku chronologicznym i co to znaczy?
• Czy akta osobowe muszą mieć wykaz zgromadzonych w nich dokumentów?
• Jakie dokumenty i w jakich przypadkach można kopiować do akt osobowych?
• W których zbiorach dokumentacji pracowniczej można tworzyć podczęści?
• Dlaczego warto założyć podczęści na dokumenty, które będą tworzone i zbierane w związku z nadchodzącymi zmianami?
• Czy można utworzyć podczęści tylko dla niektórych kategorii pracowników i czy pracownicy mogą mieć różne podczęści? (stanowisko resortu pracy),
• Czy można mieć papierowe akta osobowe i elektroniczną podczęść np. na dokumenty dotyczące pracy zdalnej? (stanowisko resortu pracy),

Jakie dokumenty gromadzić się w części A akt osobowych zgodnie z przepisami i wykładnią?

• Czy dopuszczalne jest przechowywanie CV kandydata do pracy w części A akt osobowych (stanowisko UODO),
• Czy można kopiować świadectwa pracy od poprzednich pracodawców oraz dyplomy ukończenia szkoły? (stanowisko resortu pracy),
• Czy można kopiować dokumenty dotyczące kwalifikacji zawodowych? (stanowisko resortu pracy oraz UODO),
• Czy w części A akt osobowych trzeba przechowywać umowę przedwstępną, list intencyjny, list motywacyjny? (stanowisko resortu pracy),
• Jakie są zasady postępowania ze skierowaniami i orzeczeniami lekarskimi dotyczącymi wstępnych badań profilaktycznych?
• Czy skierowania i orzeczenia o zdolności do pracy od innego pracodawcy trzeba przechowywać jako oryginały czy kopie? (stanowisko resortu pracy),
• Czy w części A akt osobowych będzie się przechowywało potwierdzenie zapoznania się z procedurą zgłoszeń dla sygnalistów?

Jakie dokumenty gromadzi się w części B akt osobowych zgodnie z przepisami i wykładnią? W szczególności:

• Czy dokumenty zawierające dane przekazywane do ZUS-u oraz na dane płacowo – podatkowe można trzymać w części B akt osobowych? (stanowisko resortu pracy),
• Jakie oświadczenie trzeba pobrać na formularzu od osoby zawiadamianej o wypadku? (stanowisko resortu pracy),
• Po jakie dane można zwrócić się do wojska? Czy do części B akt osobowych można kopiować dokumenty związane ze służbą wojskową? (stanowisko UODO i MON)
• Czy do części B akt osobowych można kopiować legitymację weterana? (stanowisko UODO),
• Czy do części B akt osobowych można kopiować dokumenty potwierdzające status działacza opozycji antykomunistycznej? (stanowisko UODO),
• Czy można kopiować dokumenty potwierdzające prowadzenie gospodarstwa rolnego? (stanowisko resortu pracy),
• Gdzie jest miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z egzekucją z wynagrodzenia (potraceniami komorniczymi i dobrowolnymi potrąceniami z pensji)? (stanowisko resortu pracy),

Jakie dokumenty dotyczące uprawnień rodzicielskich i opiekuńczych będzie się zbierało i gromadziło w części B akt osobowych po nowelizacji przepisów?

• Jak będzie dokumentowane prawo do urlopu rodzicielskiego po zmianach?
• Czy coś się zmieni z wnioskami o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat?
• Jakie dokumenty będzie się gromadzić w związku z urlopem opiekuńczym pracownika?
• Jakie dokumenty będzie się gromadzić w związku z udzieleniem zwolnienia z powodu pilnych spraw rodzinnych (siły wyższej)?
• Jakie dokumenty będzie się gromadzić w związku z korzystaniem przez pracownika z elastycznej organizacji pracy?

Jaki nowy wniosek będzie się zbierało w części B akt osobowych w związku ze zmianą warunków zatrudnienia?

• W jakie sposób i w jakim terminie trzeba będzie odpowiedzieć na wniosek?

Jakie nowe dokumenty będzie się tworzyło i pobierało od pracowników w związku z wprowadzeniem pracy zdalnej do Kodeksu pracy?

• Gdzie będzie się gromadziło dokumenty dotyczące pracy zdalnej? (stanowisko resortu pracy),
• Jakie dokumenty będą konieczne w związku z „przejściem” pracowników na pracę zdalną?
• Jakie dokumenty będą konieczne w związku z poleceniem wykonywania pracy zdalnej?
• Jak się będzie dokumentowało pracę zdalną na wniosek uprawnionego pracownika?
• Jak się będzie dokumentowało pracę zdalną okazjonalną?

Jakie dokumenty gromadzi się w części C akt osobowych? W szczególności:

• Jakie dokumenty gromadzi się w związku z rozwiązaniem umowy o pracę?
• Czy gromadzi się kopię dodatkowej informacji dotyczącej przechowywania i zwrotu dokumentacji pracowniczej? Do jakich świadectw się nie dołącza takiej informacji? (stanowisko resortu pracy),
• Czy były pracownik musi zwrócić świadectwo pracy, jeżeli wystąpił z wnioskiem o sprostowanie świadectwa? (stanowisko resortu pracy),
• Jak ma postąpić pracodawca z poprzednim egzemplarzem świadectwa pracy jeżeli wyda nowe świadectwo w wyniku sprostowania? (stanowisko resortu pracy),
• Jakie nowe wnioski związane z zakończeniem umów na czas określony będzie się gromadziło w części C akt osobowych?
• Na jakich zasadach będzie się gromadziło w części C akt osobowych dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i innych środków zabronionych w organizmie pracownika?
• Ile czasu będzie je można przechowywać? Co trzeba będzie zrobić z dokumentacją kontroli trzeźwości i środków działających podobnie do alkoholu po zakończeniu okresu ich przechowywania? (stanowisko resortu pracy),

Jakie są zasady gromadzenia w części D akt osobowych dokumentów dotyczących kar porządkowych?

• Kiedy dokumenty w części D akt osobowych muszą być układane w podczęści? (stanowisko PIP),
• Na jakich zasadach usuwa się dokumenty z części D akt osobowych? (stanowisko resortu pracy),

Jakie dokumenty gromadzi się w poszczególnych zbiorach pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy? (stanowiska resortu pracy oraz UODO),

Jak realizować obowiązek aktualizacji danych posiadanych przez pracodawcę w dokumentacji pracowniczej? (Stanowiska UODO i resortu pracy), w tym:

• Jakie dokumenty powinny być usuwane?
• Jak się aktualizuje dane w kwestionariuszach osobowych?

Jakich dokumentów nie należy przechowywać w dokumentacji pracowniczej tylko w innych, odrębnych zbiorach dokumentów? (Wykaz najważniejszych zbiorów dokumentów niewchodzących w skład dokumentacji pracowniczej wraz z sugerowanym okresem ich przechowywania – stanowiska resortu pracy, ZUS, UODO), w szczególności:

• Dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej,
• Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie (okres ich przechowywania),
• Zasady pozyskiwania danych i dokumentów na potrzeby ZFŚS (zgodnie ze stanowiskiem UODO) czas ich przechowywania i dokonywania ich audytu (stanowisko resortu pracy),

Jakie są zasady sporządzania kopii dokumentacji pracowniczej?

• Czy pracownik może żądać kopii dokumentacji pracowniczej w określonej postaci?
• Komu kopie dokumentacji pracowniczej mogą być wydawane i czy można za ich wydanie pobierać opłaty?

Jak się będzie zwracało dokumentację pracowniczą po upływie okresu jej przechowywania?

• Czy tylko były pracownik będzie mógł odebrać swoją dokumentację?
• Kto jest uprawniony i na jakich zasadach do odbioru dokumentacji pracowniczej w razie śmierci pracownika?

WYKŁADOWCA:

Monika Frączek – prawniczka, specjalistka prawa pracy, przepracowała ponad 16 lat jako główna specjalistka w Departamencie Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej, w tym była uczestnikiem prac legislacyjnych (z udziałem partnerów społecznych i w parlamencie). Jest absolwentką Podyplomowego Studium Zbiorowych Stosunków Pracy i Zasobów Ludzkich, w Instytucie Socjologii Uniwersytetu Warszawskiego oraz Podyplomowego Studium Zagadnień Legislacyjnych tego Uniwersytetu. Obecnie współpracuje z kancelariami prawniczymi i firmami szkoleniowymi. Od początku kariery zawodowej specjalizuje się w praktycznych zagadnieniach prawa pracy. Jest autorką i współautorką artykułów i poradników (w tym książkowych) z zakresu prawa pracy kierowanych do pracowników kadr i działów personalnych, a także osób zarządzających. Od wielu lat prowadzi szkolenia z tematyki prawa pracy

Cena za 2 dni szkolenia:

• 960,00 zł  netto  (1180,80 zł z VAT) za udział w szkoleniu 1 osoby